電腦實施安全管理、配置管理、文件管理和智能文件儲存柜的管理等。智能文件儲存柜包括柜體和智能控制器等。儲存柜采用IC卡（或指紋）輸入系統，通過控制器進行自動開門、進行日志記錄，并將日志上傳到管理工作臺（電腦）。打印機可打印文件交換票據及報表。
從文件交換的實際工作出發，適用于各級政府和機關企事業單位的機要文件交換、信息及數據的統計與管理。軟件的開發堅持通用化、系列化、用戶化的方針，“以文檔一體化”為原則。在同一應用系統下實現從門禁識別、現場監控、文件交換管理都使用同一套數據，實現文書與信息數據的共享，一次輸入、多次輸出、多處使用，不僅極大地節約了人力、物力、和財力，避免了人為造成的不必要的主觀錯誤，并且有效保證了文件交換的安全性和完整性。
文件交換系統主要由文件交換管理系統、門禁系統、視頻監控系統組成。
文件交換柜特點：
安全可靠：設備的硬件軟件自身運行可靠性高。同時考慮到政府文件的機密性，本機設計特地增加了檢錯防錯功能，防止因偶然故障錯誤開門。
高可用性設計：基于上面通用因素，本機主要部件采用冗余的熱備份方式設計，可用性概率增加數個數量級。
管理功能強大：可實施安全管理、配置管理、文件管理和智能文件交換柜的管理等各種管理功能。
方便快捷：系統操作簡單，指示明確，自動開門等。
外觀漂亮大方：本機結構平整、線條流暢，色澤宜人，具有耐看性。